1. Premessa e ambito di applicazione

Social Housing Impresa Sociale S.r.l. (di seguito anche "Social Housing", la "Società" o il "Titolare") attribuisce la massima importanza alla protezione dei dati personali e al rispetto della dignità e delle libertà fondamentali delle persone. La presente informativa descrive le modalità e le finalità del trattamento dei dati personali degli utenti che: consultano e navigano i siti web kinslivingcampus.com e kinslivingcampus.it (di seguito, congiuntamente, il "Sito"); compilano i moduli di contatto, di richiesta di informazioni, di prenotazione di una visita ("Book a Tour") o di candidatura ("Candidati" / "Apply") presenti sul Sito; interagiscono con la Società attraverso i canali di contatto indicati sul Sito (posta elettronica, telefono, profili social ufficiali). La presente informativa non si applica: ai siti web, alle applicazioni e ai servizi di soggetti terzi eventualmente raggiungibili attraverso link presenti sul Sito, rispetto ai quali la Società non esercita alcun controllo (cfr. § 12); ai trattamenti relativi alla fase successiva alla candidatura (selezione, stipula del contratto di ospitalità o di locazione, gestione del soggiorno presso la residenza, videosorveglianza, controllo degli accessi, utilizzo dell'app KIN.S, gestione del rapporto di lavoro), per i quali sono rese informative specifiche e distinte, consegnate agli interessati nel momento della raccolta dei dati e comunque prima dell'inizio del relativo trattamento (cfr. § 15). Nel presente documento si utilizzano le espressioni "dato personale", "trattamento", "titolare del trattamento", "responsabile del trattamento", "interessato", "profilazione" e "violazione dei dati personali" nel significato loro attribuito dall'art. 4 del GDPR.

2. Titolare del trattamento e dati di contatto

Titolare del trattamento SOCIAL HOUSING IMPRESA SOCIALE SOCIETÀ A RESPONSABILITÀ LIMITATA (in sigla S.H. IMPRESA SOCIALE S.R.L.) Sede legale Via Giovanni Aurispa n. 7, 20122 Milano (MI), Italia Codice fiscale / Partita IVA 14375230969 Iscrizione Registro delle Imprese di Milano Monza Brianza Lodi — n. REA MI-2778633 — sezione ordinaria; qualifica di impresa sociale ai sensi del D.Lgs. 3 luglio 2017, n. 112 Rappresentante legale Amministratore Unico pro tempore Struttura di riferimento KIN.S Living Campus — Via Capo di Mondo n. 44, Firenze (FI) PEC socialhousing@legalmail.it E-mail per questioni privacy privacy@kinslivingcampus.com (indirizzo da attivare) E-mail di contatto generale welcome.florence@kinslivingcampus.com Telefono +39 _________________ Il Titolare fa parte del gruppo New Generation Hostel e ha quale socio unico New Generation Hostel Impresa Sociale S.r.l. (C.F. 10017090969). Ciascuna società del gruppo opera, di regola, quale autonomo titolare dei trattamenti relativi alla propria attività; eventuali trattamenti svolti in comune sono regolati da appositi accordi ai sensi dell'art. 26 GDPR, il cui contenuto essenziale è reso disponibile su richiesta. Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer — DPO). [Se designato:] Il Titolare ha designato un Responsabile della protezione dei dati, contattabile all'indirizzo dpo@kinslivingcampus.com. [In assenza di designazione, eliminare il presente capoverso e mantenere il solo riferimento privacy@…]

3. Categorie di dati personali trattati

3.1 Dati forniti volontariamente dall'utente

Attraverso i moduli presenti sul Sito, la posta elettronica, il telefono o i canali social ufficiali, l'utente può fornire: dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono (con prefisso internazionale), città di provenienza; dati relativi al percorso di studi: università o istituto di riferimento, anno accademico di interesse; dati relativi alla richiesta: tipologia di camera di interesse (singola, doppia/condivisa), canale attraverso il quale l'utente è venuto a conoscenza di KIN.S, contenuto libero del messaggio, preferenze di visita; ogni ulteriore informazione che l'utente decida spontaneamente di inserire nei campi a testo libero. Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR). I moduli presenti sul Sito non richiedono dati relativi alla salute, alle convinzioni religiose, all'origine etnica o ad altre categorie particolari. L'utente è invitato a non inserire tali dati nei campi a testo libero. Qualora l'utente intenda comunicare informazioni relative a una condizione di disabilità o a esigenze di accessibilità, a intolleranze o esigenze alimentari, ovvero ad altre necessità di assistenza, tali dati saranno trattati esclusivamente per dare seguito alla richiesta, sulla base del consenso esplicito dell'interessato ai sensi dell'art. 9, par. 2, lett. a), GDPR, e limitatamente a quanto strettamente necessario.

3.2 Dati di navigazione e dati raccolti con modalità automatizzate

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del Sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet, tra cui: indirizzo IP, tipo di browser e sistema operativo, tipologia di dispositivo, data e ora della richiesta, URL delle risorse richieste, metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, dimensione del file ottenuto in risposta, codice numerico indicante lo stato della risposta, pagina di provenienza (referrer), pagine visitate e tempo di permanenza. Tali dati sono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche in forma aggregata sull'uso del Sito, per verificarne il corretto funzionamento e per garantire la sicurezza della rete e dei sistemi informativi; potrebbero essere utilizzati per l'accertamento di responsabilità in ipotesi di reati informatici ai danni del Sito o di terzi. Il Sito utilizza inoltre cookie e altri strumenti di tracciamento, anche di terze parti, per le finalità e con le modalità descritte nella Cookie Policy, disponibile all'indirizzo [inserire URL] e richiamabile in ogni momento dal footer del Sito. Gli strumenti non tecnici sono attivati esclusivamente previo consenso dell'utente, raccolto tramite l'apposito banner, ai sensi dell'art. 122 del Codice Privacy e delle Linee guida cookie e altri strumenti di tracciamento del Garante per la protezione dei dati personali (provv. 10 giugno 2021, n. 231). Il consenso è revocabile in qualunque momento con la medesima facilità con cui è stato prestato. Il Sito può ospitare contenuti incorporati di terze parti (video, mappe, widget social). Tali contenuti sono caricati soltanto dopo l'acquisizione del consenso dell'utente (meccanismo di click-to-load); in mancanza, viene mostrato un segnaposto statico.

3.3 Dati raccolti presso terzi (art. 14 GDPR)

La Società può ricevere dati personali da: Università, istituti di formazione superiore, accademie ed enti regionali per il diritto allo studio, nell'ambito di convenzioni e di programmi di agevolazione, borse di studio o riduzioni per merito; enti pubblici e soggetti attuatori del PNRR (Ministero dell'Università e della Ricerca, Cassa Depositi e Prestiti S.p.A., organismi regionali competenti per il diritto allo studio), nell'ambito degli obblighi connessi al finanziamento dell'intervento; piattaforme e portali di intermediazione, agenzie e partner commerciali che trasmettano richieste di informazioni o di prenotazione; fonti pubblicamente accessibili, nei limiti di quanto consentito dalla normativa applicabile. In tali casi le informazioni di cui all'art. 14 GDPR sono fornite mediante la presente informativa e, ove necessario, entro un mese dall'acquisizione dei dati.

3.4 Dati di minori

I servizi offerti tramite il Sito sono destinati a soggetti maggiorenni. Il Titolare non raccoglie consapevolmente, attraverso il Sito, dati personali di minori di 14 anni. Ai sensi dell'art. 8 GDPR e dell'art. 2-quinquies del Codice Privacy, il consenso del minore è valido a partire dai quattordici anni compiuti; al di sotto di tale soglia il trattamento è lecito solo se e nella misura in cui il consenso sia prestato o autorizzato da chi esercita la responsabilità genitoriale. Qualora la candidatura riguardi un soggetto minore di età, la richiesta e le dichiarazioni contrattuali devono essere formulate dall'esercente la responsabilità genitoriale o dal tutore, che riceverà informativa dedicata. Il Titolare si riserva di verificare l'età dichiarata e di cancellare senza indugio i dati acquisiti in violazione della presente disposizione.

4. Finalità del trattamento, basi giuridiche e periodi di conservazione

I dati personali sono trattati per le finalità di seguito indicate. La conservazione avviene per il tempo strettamente necessario al conseguimento di ciascuna finalità e, comunque, non oltre i termini indicati, salvo che la conservazione sia necessaria per adempiere a un obbligo di legge o per l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Assenza di obbligo di consenso "a cascata". Il consenso prestato per una delle finalità di cui alle lettere j), k), l), m) e n) è libero, specifico e revocabile; il mancato rilascio non impedisce la fruizione dei servizi del Sito né la valutazione della candidatura.

4.1 Trattamenti connessi al soggiorno (informativa di sintesi)

Ai soli fini di completezza informativa, si segnala che l'eventuale instaurazione di un rapporto di ospitalità o di locazione comporta ulteriori trattamenti, per i quali sarà resa informativa specifica al momento del check-in o della sottoscrizione del contratto, tra cui: comunicazione dei dati degli alloggiati all'autorità di pubblica sicurezza, ove applicabile alla tipologia di struttura e di soggiorno, ai sensi dell'art. 109 del R.D. 18 giugno 1931, n. 773 (TULPS) e dei decreti del Ministro dell'Interno 7 gennaio 2013 e 16 settembre 2021, mediante il portale "Alloggiati Web" (base giuridica: art. 6.1 lett. c) GDPR). In coerenza con le indicazioni del Garante, la Società non conserva copia, analogica o digitale, dei documenti di identità oltre il tempo strettamente strumentale all'inserimento dei dati nel sistema e alla generazione della ricevuta di accettazione, che è conservata per cinque anni; comunicazione di ospitalità in favore di cittadini stranieri all'autorità locale di pubblica sicurezza, ai sensi dell'art. 7 del D.Lgs. 25 luglio 1998, n. 286; registrazione del contratto e adempimenti fiscali connessi; videosorveglianza delle aree comuni e perimetrali, con informativa mediante cartelli collocati prima del raggio di ripresa e informativa estesa disponibile in reception, e conservazione delle immagini per un tempo di norma non superiore a 24-72 ore, salvo esigenze specifiche e documentate; controllo degli accessi mediante badge o credenziali, gestione dell'app KIN.S, registrazione degli ospiti autorizzati, gestione dei servizi accessori (lavanderia, spazi comuni, prenotazioni), gestione dei pagamenti e del contenzioso.

5. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei moduli del Sito è necessario per dare seguito alla richiesta dell'utente: il mancato, parziale o inesatto conferimento comporta l'impossibilità di rispondere, di gestire la candidatura o di erogare il servizio richiesto. Il conferimento dei restanti dati è facoltativo e la loro mancata comunicazione non produce alcuna conseguenza, salvo una minore possibilità di personalizzazione del servizio. Il conferimento dei dati necessari all'adempimento di obblighi di legge è obbligatorio; in difetto, la Società non può instaurare o proseguire il rapporto.

6. Modalità del trattamento e processi decisionali automatizzati

Il trattamento è effettuato con strumenti informatici e telematici e, in via residuale, su supporto cartaceo, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e mediante l'adozione di misure atte a garantire la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati. Il Titolare non adotta processi decisionali interamente automatizzati, ivi compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR. Le attività di analisi e personalizzazione di cui al § 4, lett. l), sono svolte previo consenso, non hanno carattere decisionale automatizzato e sono in ogni momento revocabili. Qualora la Società introduca strumenti basati su sistemi di intelligenza artificiale per l'assistenza agli utenti o per la gestione delle candidature, ne darà specifica informazione mediante aggiornamento della presente informativa, nel rispetto degli obblighi di trasparenza previsti dal GDPR e dal Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act).

7. Destinatari dei dati e ambito di comunicazione

I dati personali possono essere conosciuti dai soggetti autorizzati al trattamento ai sensi dell'art. 29 GDPR (dipendenti, collaboratori e addetti alla reception, all'amministrazione, al marketing e ai sistemi informativi), previamente istruiti e vincolati alla riservatezza. I dati possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari: a) Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR), nominati con apposito atto giuridico: fornitori di servizi di hosting, manutenzione e sviluppo del Sito e dei sistemi informativi, servizi cloud e di posta elettronica; fornitori di piattaforme di CRM, marketing automation, gestione dei lead e invio di comunicazioni elettroniche; agenzie di comunicazione e marketing e fornitori di servizi analitici; fornitori del sistema di gestione della struttura (Property Management System) e dei servizi di check-in, controllo accessi e app per i residenti; società di servizi amministrativi, contabili e di facility management, pulizia, manutenzione e vigilanza; prestatori di servizi di pagamento e istituti di credito; studi professionali che prestano assistenza contabile, fiscale, legale e del lavoro. L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta scritta al Titolare. b) Titolari autonomi e soggetti pubblici, cui i dati sono comunicati in adempimento di obblighi di legge o per finalità connesse al servizio: autorità di pubblica sicurezza, Ministero dell'Interno, Questura, Autorità giudiziaria, Guardia di Finanza e altre autorità di controllo; Agenzia delle Entrate e altri enti impositori; Ministero dell'Università e della Ricerca, Cassa Depositi e Prestiti S.p.A., organismi regionali competenti per il diritto allo studio ed enti coinvolti nella gestione, nel monitoraggio e nel controllo del finanziamento PNRR; università, istituti di formazione superiore ed enti partner, nell'ambito di convenzioni e programmi di agevolazione; compagnie assicurative, società di recupero crediti, consulenti e legali, nei limiti dello stretto necessario. I dati personali non sono oggetto di diffusione e non sono comunicati a terzi per loro autonome finalità di marketing diretto in assenza di specifico e distinto consenso dell'interessato.

8. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Alcuni fornitori di servizi tecnologici utilizzati dalla Società (in particolare per l'hosting, il CRM, la posta elettronica, i contenuti multimediali incorporati e gli strumenti analitici) possono avere sede o utilizzare infrastrutture al di fuori dello Spazio economico europeo, con particolare riferimento agli Stati Uniti d'America. In tali ipotesi il trasferimento avviene esclusivamente in presenza di una delle condizioni di legittimità previste dal Capo V del GDPR e, segnatamente: decisione di adeguatezza della Commissione europea, ove applicabile (per gli Stati Uniti, adesione del fornitore all'EU-U.S. Data Privacy Framework ai sensi della decisione di esecuzione (UE) 2023/1795); clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea ai sensi dell'art. 46, par. 2, lett. c), GDPR, integrate — ove necessario all'esito di una valutazione d'impatto sul trasferimento (Transfer Impact Assessment) — da misure supplementari di natura tecnica, contrattuale e organizzativa. L'interessato può ottenere copia delle garanzie adottate o informazioni sul luogo in cui sono state rese disponibili, scrivendo agli indirizzi di cui al § 2.

9. Sicurezza del trattamento

Il Titolare adotta, ai sensi degli artt. 24, 25 e 32 GDPR, misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza commisurato al rischio, tenendo conto dello stato dell'arte, dei costi di attuazione, della natura, dell'oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, tra cui: connessioni cifrate (protocollo HTTPS/TLS), cifratura dei dati a riposo ove appropriato, controllo degli accessi basato sul principio del minimo privilegio, autenticazione a più fattori per gli accessi amministrativi, tracciamento degli accessi, procedure di backup e di ripristino, segregazione degli ambienti, minimizzazione e pseudonimizzazione ove possibile, formazione periodica del personale, procedure documentate per la gestione delle violazioni dei dati personali. Il Titolare presta particolare attenzione ai rischi connessi ai documenti di identità e alle informazioni identificative degli ospiti, adottando misure volte a evitare la raccolta e la conservazione non necessaria di copie per immagine di tali documenti. Nonostante l'impegno profuso, nessuna trasmissione di informazioni via Internet può essere garantita come assolutamente sicura; si invitano pertanto gli utenti a non trasmettere per posta elettronica ordinaria o tramite servizi di messaggistica istantanea documenti di identità o dati non richiesti.

10. Diritti dell'interessato

L'interessato ha diritto, nei limiti e alle condizioni previste dagli artt. 15-22 GDPR, di: accedere ai propri dati personali e ottenerne copia, nonché conoscere le informazioni di cui all'art. 15 GDPR; ottenere la rettifica dei dati inesatti e l'integrazione dei dati incompleti; ottenere la cancellazione dei dati ("diritto all'oblio"), nei casi previsti dall'art. 17 GDPR; ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall'art. 18 GDPR; ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati forniti e trasmetterli ad altro titolare (portabilità), nei casi di cui all'art. 20 GDPR; opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento fondato sul legittimo interesse; l'opposizione al trattamento per finalità di marketing diretto, anche mediante profilazione, può essere esercitata senza necessità di motivazione; revocare il consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato in precedenza; non essere sottoposto a decisioni automatizzate, nei termini di cui all'art. 22 GDPR. Modalità di esercizio. Le richieste possono essere inoltrate, senza formalità e a titolo gratuito, all'indirizzo privacy@kinslivingcampus.com oppure, in alternativa, alla PEC socialhousing@legalmail.it o con lettera raccomandata alla sede legale. Il Titolare fornisce riscontro senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento della richiesta, prorogabile di ulteriori due mesi in caso di complessità, con comunicazione motivata all'interessato. Il Titolare può richiedere informazioni ulteriori necessarie a confermare l'identità del richiedente, nel rispetto del principio di minimizzazione. Revoca dei consensi in materia di cookie. Il consenso relativo a cookie e altri strumenti di tracciamento può essere modificato o revocato in qualsiasi momento tramite il pannello delle preferenze accessibile dal link "Preferenze cookie" presente nel footer del Sito, nonché mediante le impostazioni del browser. Cancellazione dai canali di comunicazione promozionale. È sempre possibile opporsi all'invio di comunicazioni promozionali utilizzando il link di disiscrizione presente in ciascuna comunicazione o scrivendo agli indirizzi sopra indicati. Reclamo e ricorso. L'interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati avvenga in violazione della normativa vigente ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia n. 11, 00187 Roma — protocollo@pec.gpdp.it — www.garanteprivacy.it), ai sensi dell'art. 77 GDPR e degli artt. 140-bis e seguenti del Codice Privacy, ovvero di adire l'autorità giudiziaria ai sensi dell'art. 79 GDPR e dell'art. 152 del Codice Privacy.

11. Cookie e strumenti di tracciamento

Per informazioni dettagliate sui cookie e sugli altri strumenti di tracciamento utilizzati dal Sito — comprese la denominazione, la finalità, la natura (tecnica o non tecnica), la titolarità (prima o terza parte), la durata e le modalità di gestione del consenso — si rinvia alla Cookie Policy, che costituisce parte integrante della presente informativa e che è accessibile dal footer di ogni pagina del Sito.

12. Link a siti di terzi, social network e contenuti incorporati

Il Sito contiene collegamenti a siti web e a profili social di soggetti terzi (a titolo esemplificativo: Instagram, Facebook, TikTok, YouTube) e può ospitare contenuti da essi forniti. L'attivazione di tali collegamenti comporta l'uscita dal Sito e l'ingresso in ambienti gestiti da soggetti terzi, che operano quali autonomi titolari del trattamento secondo le proprie privacy policy, sulle quali il Titolare non esercita alcun controllo e per le quali non assume alcuna responsabilità. Si invita l'utente a prendere visione delle relative informative. L'interazione dell'utente con i profili social ufficiali di KIN.S (messaggi, commenti, menzioni) può comportare il trattamento, da parte del Titolare, dei dati resi disponibili dall'utente sulla piattaforma, per le sole finalità di risposta e di gestione della relazione, sulla base del legittimo interesse a curare i propri canali di comunicazione.

13. Conservazione, cancellazione e criteri residuali

Al termine dei periodi indicati al § 4, i dati sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile, salva la necessità di conservarli: per adempiere a obblighi di legge, regolamento o normativa europea, ivi compresi gli obblighi di conservazione documentale connessi al finanziamento pubblico dell'intervento; per l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, per il tempo necessario e comunque non oltre la prescrizione del diritto azionato; su richiesta di un'autorità pubblica legittimata. Il Titolare effettua verifiche periodiche sulla effettiva necessità della conservazione, in attuazione del principio di limitazione della conservazione di cui all'art. 5, par. 1, lett. e), GDPR.

14. Modifiche alla presente informativa

Il Titolare si riserva di modificare o aggiornare la presente informativa in qualsiasi momento, anche per adeguarla a mutamenti normativi, a provvedimenti delle autorità di controllo o all'introduzione di nuovi servizi e strumenti. La versione vigente è sempre pubblicata sul Sito, con indicazione della data di ultimo aggiornamento; le modifiche sostanziali sono portate all'attenzione degli utenti mediante avviso in evidenza sul Sito e, ove opportuno, mediante comunicazione individuale. Si invita l'utente a consultare periodicamente la presente sezione.

15. Informative specifiche

Costituiscono documenti autonomi e distinti, resi agli interessati nel momento della raccolta dei dati:

1. informativa per gli ospiti e i residenti (contratto di ospitalità/locazione, gestione del soggiorno, servizi accessori, app KIN.S);

2. informativa relativa alla videosorveglianza (cartello semplificato e informativa estesa);

3. informativa relativa al controllo degli accessi e ai sistemi di apertura elettronica;

4. informativa per i visitatori e gli ospiti temporanei dei residenti;

5. informativa per i candidati a posizioni di lavoro e per il personale dipendente e collaboratore;

6. informativa per fornitori, partner e soggetti convenzionati;

7. informativa relativa alla segnalazione di illeciti (whistleblowing), ove applicabile;

8. Cookie Policy del Sito.

Documento predisposto in lingua italiana. Una versione in lingua inglese, di pari contenuto, è pubblicata sul Sito nella sezione in lingua inglese; in caso di discordanza prevale la versione italiana. Social Housing Impresa Sociale S.r.l.